Project Management Reports, Simplified/项目管理报告,简化版

一个项目管理报告是一个沟通项目进程的方面,包括项目相关的数据等的报告。项目管理报告是在项目过程中定期生成的。 它们有时会让人感到乏味和沮丧,因为你需要花费时间和精力来离开项目管理层,与团队成员或赞助商分享项目信息。但报告项目至关重要,所以不要低估它。 虽然你可能永远不会喜欢编写报告,但你可以学习如何更有效地生成报告。

为什么项目报告如此重要?(Why)

项目管理报告是你与项目团队和利益相关者沟通的方式之一。 无论是每天完成还是每周一次,你都可以通过快速简便的方式让团队成员了解任务,并让利益相关者了解情况。

项目进度报告也为你提供帮助,因为它是记录项目的文件。 你有一段历史可以回顾并帮助你在前进的过程中做出决策。 在进行这些更改以支持推理时,它们也会为你提供先例借鉴。

状态报告使信息流在项目中的各个成员之间移动。 这创造了透明度,对于需要更新的利益相关者尤其重要,因此他们对推动项目成功结束的能力充满信心。

 

如何编写项目状态报告(How)

撰写报告并不难,但可能会有压力。你希望确保向适当的人提供所有正确的数据,否则它们无效。因此,就像管理项目一样,你希望逐步将报告编写为流程。

第1步:遵循计划

编写报告时,请务必参考项目。你可以在该计划中定义指标,并且你的报表应将这些指标用作基准。重要的是,报告根植于计划中,以使其具有上下文意义。

第2步:了解你的受众

这不足以强调。如果你正在写信给你的团队,那么你可能会更加详细地了解你是否希望更全面地了解项目进展情况的利益相关方。当你不知道自己的目标对象时,通讯会丢失。你会感到沮丧和困惑,而不是指导和告知。因此,了解你的受众群体的期望,然后在报告中实现这些期望。

第3步:组织起来

报告项目需要明确而专注地关注细节。如果你有太多数据,或正在讨论从一张幻灯片跳到另一张幻灯片的数据点,那么你就不会进行通信,而是在模糊。在叙述你想要讲述的故事时,你必须花时间组织你的想法并做出直线决定。遗漏不重要的东西,并构建数据,使其具有逻辑意义。你的组织越有条理,你的演示文稿就越有效。

第4步:分享结果,而不是详细信息

同样,你不想让你的观众有太多的细节。这适用于你的口头陈述以及任何共享的报告。你的受众只需要(事实上,他们真的只想要)与他们的兴趣相关的东西。所以,不要在细节中隐藏报告的更广泛的观点。换句话说,将它们当作肉食并保存装饰物。

第5步:简明扼要

没有人想读一本关于这个项目的小说。你可能会喜欢这项工作的所有细节,但你的观众不太可能,即使他们这样做,他们也太忙了,不能把时间花在与他们无关的细节上。因此,简单而重要的是确保你只坚持基础并切断填充物的好方法。

第6步:不要忽视附件

在仔细编辑演示文稿之后,你可能会觉得有些背景或其他数据可能并不重要,但仍然很重要。当然,你不会有时间或空间在演示报告中包含所有内容,这就是你以后可以共享报告并包含其他附件的原因。然后,如果你的受众有时间和兴趣深入研究你的附录,他们就有机会,同时保持实际报告的直接性和重点。

 

 

 

 

 

 

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